Auszug aus dem Kundenmagazin der Schenker Deutschland AG
Abgelegt
Zehn Jahre digitales Dokumentenmanagement
Die elektronische Archivierung von Belegen setzt sich in allen Wirtschaftszweigen sowie in Behörden, Krankenhäusern und anderen Öffentlichen Einrichtungen durch. Bei der Schenker Deutschland AG begann das Zeitalter des digitalen Dokumentenmanagements (DMS) vor genau zehn Jahren. Seitdem kooperiert der Logistiker mit Bürotex metadok aus Nürtingen.
Der IT-Servicedienstleister übernimmt die Digitalisierung und zentrale Archivierung von Dokumenten, die früher in dicken Aktenordnern abgelegt wurden und dort über Jahre ein ebenso graues wie staubiges Dasein fristen mussten. Heute landen viele Millionen Papiere aus den Geschäftsstellen und Buchhaltungen einige Monate nach dem Scannen im Reißwolf. Dazu gehören Ablieferquittungen, Palettenkontrollscheine, Schadensakten, Stückgutdossiers sowie Dokumente aus der Finanzbuchhaltung und viele weitere Belege.
Platz- und Zeitersparnis
Zusätzlich zur erheblichen Platzeinsparung bringt die digitale Archivierung einen noch viel wichtigeren Vorteil mit sich: Sie erlöst die Mitarbeiter vom ungeliebten Gang in den Keller zu den alten Aktenordnern. Stattdessen lassen sich alle digitalen Dokumente ganz einfach am PC recherchieren. Aber auch die Kunden profitieren. Dank des zentralen Archivs können sie aktuelle und frühere Ablieferquittungen zu ihren Aufträgen ganz bequem über das Internet einsehen. Somit hat das DMS-Archiv zusätzlich zur reinen Speicherfunktion längst auch die Aufgaben eines Informationsportals der Schenker Deutschland AG übernommen.
Die Zusammenarbeit zwischen der Schenker Deutschland AG und BÜROTEX erstreckt sich inzwischen über weit mehr als das Dokumentenmanagement. So hat BÜROTEX für seinen Kunden unter anderem auch einen digitalen Investitionsworkflow und eine Lösung für die elektronische Signatur entwickelt.
Ein paar Zahlen zum Digitalen Archiv (Stand: 29. Oktober 2010)
Archiviertes Dokumentenvolumen (online): Tägliches Archivierungsvolumen: Belegtes Speichervolumen: Anzahl Benutzerkonten: Anzahl Benutzer:
(Quelle: Kundenmagazin der Schenker Deutschland AG - Ausgabe 82)
